青島黃海學院會議室使用管理規定

第一章 總 則

第一條 為加強會議室管理，合理安排各類會議，提高會議室使用效率，規范會議室服務，制定本規定。

第二條 本規定所指的會議室包括學校行政樓201會議室、213接待室、601會議室、8樓會議室和知新樓西報告廳。

第二章 會議室管理及使用規定

第三條 各會議室均由綜合辦公室統一管理，統籌協調安排使用，并負責室內衛生清潔、綠植更換、設備設施維護保養等各項日常管理工作。

第四條 會議室的基本規格

第五條 會議室使用范圍

（一）行政樓二樓會議室：主要用于學校董事會、領導班子、校領導主持召開的有關會議、學校領導參加的接待外賓及重要來賓以及處室、二級學院承辦的重要會議、接待等活動。

（二）行政樓六樓會議室：主要用于學校黨委會以及各單位、各部門組織的會議、接待及培訓等活動。

（三）行政樓八樓會議室、知新樓西報告廳：主要用于學校年度工作會議、表彰會、中層干部會等大型會議及活動。

第六條 會議室使用規定

（一）會議室由綜合辦公室統一管理，負責使用登記與調度、設備維護等相關事宜。未經綜合辦公室允許，任何單位（部門）不得擅自使用會議室、不得擅自挪用會議室多媒體設備、音響設備和桌椅等公共物品。

（二）會議室實行預約制度。相關單位（部門）使用會議室，需提前至少半天（四個工作時）填寫《會議室使用申請表》，包括申請單位、申請會議室名稱、會議主題、參會人員及數量、使用時間、申請人及聯系電話、安全負責人等信息，經批準登記后方可使用。

（三）綜合辦公室根據提交的《會議室使用申請表》進行登記，填寫《會議室使用登記表》，原則上按照時間先后順序安排會議。單位（部門）如需臨時使用會議室，仍須至綜合辦公室填寫申請表經審批后方可使用，如有沖突，綜合辦公室將優先安排已申請單位（部門）使用會議室。特殊情況下，經申請使用單位（部門）相互之間協商后可以調整使用順序，并及時將協商后的結果向綜合辦公室報備。

（四）遇校級的緊急或重要會議、接待等，已申請使用會議室的單位（部門）應優先禮讓校級層面的緊急或重要會議、接待等。

（五）校級層面會議、接待等活動由綜合辦公室負責承辦；各單位（部門）承辦的會議、接待等活動，申請人應在會議開始前30分鐘到綜合辦公室簽字確認后，由綜合辦公室工作人員對申請使用會議室辦理現場交接。

（六）參會人員超過6人（含6人），申請單位（部門）應指定至少1名工作人員協助綜合辦公室工作人員共同完成會議室使用前的布置、會務服務等工作。

（七）各單位（部門）在使用會議室過程中應愛護會議室設施，特別是音響設備、多媒體設備等，未經允許不能隨意移動室內設施，如確有需要應有綜合辦公室工作人員在場的情況下完成。如因個人原因造成設施設備損壞，須按照《固定資產損壞丟失賠償辦法》有關規定進行賠償并給予相應處罰。

（八）與會人員進入會議室后，應自覺維護環境衛生，嚴禁將任何食品、飲料等帶入會議室，禁止隨意亂丟紙屑、垃圾，嚴禁在桌、椅、墻上刻、畫、涂、寫；如有發現，視情節嚴重程度給予相應處罰。

（九）會議召開期間，會務服務人員應根據現場情況及時協調相關設備的調試等事宜，以保證會議的正常進行。

（十）會議結束后，使用單位（部門）應及時清理會場，帶走會議資料，將移動過的桌椅等歸位，并與綜合辦公室工作人員聯系，由綜合辦公室工作人員關閉音響設備、多媒體設備、空調等設備設施，經綜合辦公室工作人員檢查合格后，關閉電源，鎖好門窗，并辦理交接手續后方可離開。否則，將給予相應的單位（部門）通報等處分。

附件：1.青島黃海學院會議室使用申請表（下載專區）

2.青島黃海學院會議室使用流程圖

3.青島黃海學院會議室使用登記表（下載專區）