青島黃海學院接待工作管理辦法

第一章 總則

第一條 為進一步規范學校的接待工作，切實提高接待工作的效率和水平，全面展示學校良好的精神面貌，制定本辦法。

第二章 接待原則

第二條 本著安全、尊重、規范、節儉、高效的原則，參與接待的工作人員必須樹立安全第一的觀念，以客為尊，熱情周到，切忌接待工作中的隨意性，要做到熱情大方，節儉務實，又要講求工作效率。

第三條 本著舒適的原則，參與接待的工作人員要檢查接待條件、環境和設施以及接待活動的組織安排，呈現的整體形象要給與客人以統合美感。

第三章 接待分類及要求

第四條 接待分類

（一）直接與學校聯系的機關（單位），或學校邀請的客人，由綜合辦公室負責牽頭、有關單位配合，共同做好接待工作。

（二）有關單位（部門）與兄弟院校（系）單位、部門開展對口業務交流的接待工作由對應單位（部門）牽頭。

第五條 接待要求

（一）活動準備

相關單位（部門）牽頭負責的來訪接待工作應當至少提前2天將《青島黃海學院公務接待申請表》、《接待方案（草案）》報送綜合辦公室報備并寫明來訪單位的情況、來校考察學習內容或與我校的合作關系、活動日程等安排。若遇特殊情況需要提前、推遲或取消接待工作，應及時向綜合辦公室報備，由綜合辦公室負責通知相關領導，安排好調整工作。

（二）活動開展

根據接待活動的日程安排，相關單位（部門）應指定至少1名工作人員協助綜合辦公室工作人員共同完成接待室的布置、接待服務及通知參加接待領導（人員）等工作。接待活動結束后，主辦單位（部門）應做好接待會的清理等工作，與綜合辦公室工作人員聯系，并辦理交接手續后方可離開。

（三）活動總結

主辦單位應在2個工作日內提交《青島黃海學院接待活動總結》（模板），以存檔備查。所簽署的協議書、意向書等文件，由相關單位（部門）負責存檔。 

 第四章  接待程序

第六條 接待要求

（一）主辦單位（部門）填寫《青島黃海學院公務接待申請表》并報綜合辦公室審批；

（二）綜合辦公室審批后，根據提交的《青島黃海學院公務接待申請表》進行登記，填寫《青島黃海學院公務接待登記表》，原則上按照申請時間先后安排接待地點；

（三）主辦單位（部門）按照《接待方案（模版）》，起草具體接待方案，報綜合辦公室審核后，由綜合辦公室負責下發并通知相關領導及單位（部門）參加接待等工作；

（四）根據接待活動的日程安排，校級接待的接待室服務工作由綜合辦公室工作人員負責。主辦單位（部門）開展對口業務交流的接待室工作應自行安排工作人員負責接待工作。需要綜合辦公室協助接待的工作，主辦單位（部門）應安排至少1名工作人員于接待工作開始前1小時到綜合辦公室聯系工作人員協助做好接待準備工作。

（五）接待結束后，主辦單位（部門）應及時聯系綜合辦公室工作人員，安排工作人員協助綜合辦公室工作人員清理會場，并與綜合辦公室工作人員交接完畢后方可離開。

第五章  職責分工

第七條 職責分工

學校牽頭接待或承辦的重大活動，綜合辦公室根據具體情況請示有關校領導后協調進行安排接待。

（一）綜合辦公室負責做好服務工作，包括住宿、用餐等，做到熱情、周到、安全、衛生。

（二）宣傳部負責做好宣傳報道工作，包括根據需要制作、懸掛歡迎橫幅（原則上不鼓勵）、新聞媒體的邀請、來賓在校活動的攝影、攝像及電視新聞制作等。

（三）保衛處負責做好安全保衛工作，包括活動場所安全有序及來賓車輛校內通行線路的引導、交通秩序、車輛安全管理等。

（四）后勤保障部負責做好各參觀點的后勤保障工作，包括水、電、氣正常供應，校園環境的綠化美化、保證活動場所和來往車輛校內通行沿路的整潔衛生。

（五）各參觀點負責做好參觀、考察等工作，根據需要落實講解人員等。

（六）對于突發、應急接待工作可臨時協調布置，相關單位（部門）應予以配合。

附件：1.青島黃海學院接待工作流程

2.青島黃海學院公務接待申請表（下載專區）

3.青島黃海學院接待登記表（下載專區）

4.青島黃海學院接待活動總結反饋表（下載專區）