青島黃海學院檔案實體分類法

第一章  編制說明

一、編制目的

為了適應我校檔案工作日益發展的需要，實現檔案實體分類編號、排架、檢索的規范化和標準化，達到加強我校檔案的科學管理，促進業務建設的規范，充分發揮檔案的作用，更好地為學校發展和社會服務，根據《高等學校檔案實體分類法》，特制定本法。

二、編制原則

本辦法的各項內容，既符合我校檔案工作的實際，又遵循檔案學基礎理論和形式邏輯原則，在理論和實踐的結合方面，有較強的科學性，力求有所發展，有所創新。

類目設置必須相對穩定，不受偶然因素、短期行為的影響，在較長時間內不隨意改變。

類目排列、檔號結構的確定必須符合邏輯原則。嚴格從總到分，從一般到具體的原則劃分。做到各類之間、各相同級位之間的劃分標準一致。下位類目的外延之和，等于上位類目的外延。同位類目之間界限清楚，不相互交叉和包容。

本法除10個一級類目嚴格按照《高等學校檔案實體分類法》執行外，二、三級類目根據我校實際設置。

三、體系結構

（一）一級類目的劃分與標識

一級類目是我校檔案實體分類的最高層位，根據高校檔案產生的領域范疇，結合檔案記述的內容性質確定為10個一級類目，附設人物、聲像、實物檔案，其名稱、標識符號如下：

DQ黨群

主要包括學校黨群部門在工作中形成的文件材料。

XZ行政

主要包括行政職能部門（教務、科研、開發、基建、設備、外事、財務等部門除外）工作中形成的文件材料。

JX教學

主要包括教學管理和教學實踐活動中形成的文件材料。

KY科學研究

主要包括科學研究管理和科研實踐活動過程中形成的文件材料。

CP產品生產與科技開發

主要包括產品生產、科技開發管理及活動過程中形成的文件材料。

JJ基本建設

主要包括基本建設管理和項目建設中形成的文件材料。

SB儀器設備

主要包括儀器設備工作管理和儀器設備申請購置、開箱驗收、安裝調試、管理使用、維修改造、申請報廢等各個環節中形成的文件材料。

CB出版

主要包括出版工作管理和出版活動過程中形成的文件材料。

WS外事

主要包括外事工作管理和外事活動中形成的各種文件材料。

CK財會

主要包括財務工作管理和會計核算活動中形成的文件材料。

附：

RW人物

主要包括我校和曾在我校工作過的著名人物（校級領導和正高職稱），在其教學、科研、黨政管理及各項活動中形成的具有保存價值的文字材料、聲像材料和實物；副高職及以下教師業務檔案。

SX聲像

SW實物

一級類目的標識，采用類目名稱主詞漢語拼音的第一個大寫字母如：“XZ”即“XING ZHENG”(行政)的簡稱。

（二）二級類目的劃分與標識

二級類目是對一級類目的細分，標準根據該類檔案形成的規律和特點，結合檔案記述和反映的內容實質，進行設置。

二級類目標識，采用“雙位制”。如“綜合”為“11”，其余依次層累為12、13、14···99，但10、20、30···帶“0”的數字不用。

（三）三級類目的標識與二級類目同。

四、檔號的編制

（一）檔號：檔號是存取檔案的代號，排架的依據。必須反映我校檔案的分類體系和物理位置。

（二）檔號的編制原則：必須符合唯一性、合理性、穩定性的要求，即同一檔案部門不能有重復的檔號。方便插卷，能適應計算機管理的需要。

（三）檔號結構、模式和標識

1.檔號包括年度號、分類號、案卷號三部分，如表示到文件級，應在案卷號后加件號。

年度號由四位阿拉伯數字組成如2015

分類號是檔號的主體，一般有一、二級類目組成，部分擴展到三級類目，如黨委的計劃總結則為： DQ11；本科生成績表的檔案分類號為JX14·14。

案卷號即案卷順序號，它是在分類號的最下位類目內，對該類目的案卷編制的順序號。分類號設置二級類目的，要在二級類目下，對該二級類目內的案卷編順序號，分類號設置三級類目的，則在三級類目下編排案卷順序號。案卷號用阿拉伯數字（01-n）標識，級數不限。

件號：件號是案卷內文件材料的排列順序號，用兩位阿拉伯數字表示（01-99）。

2.檔號模式。本法規定為：檔號=年度號+分類號+案卷號，標識到文件級的，還應在案卷號后面加件號。即：檔號=年度號+分類號+案卷號+件號。多個全宗，前要加全宗號。

3.檔號的標識，采用漢語拼音和阿拉伯數字相結合的混合號碼編制，全宗號、年度號、分類號、案卷號、件號之間用連接符號“-”連接。如：2015年本科生學籍檔案第16號卷的檔案可標為

2015-XJ14·14-16

五、檔案的實體排架

根據《高校檔案實體分類法》，檔號編制方法采用“分級斷號開放型”，首先按年度區分后，再按分類號最下位內的案卷順序號排列。編案卷順序號，先編永久、長期的，再編短期的。排架方法采用：“一級類目—年度”縱向排列。

即：全宗——DQ(大類)——1996年1997年、1998年……2015年

——XZ(大類)——1996年1997年、1998年……2015年

每年內按檔號順序排架。

第二章  主  表

DQ 黨群

11 黨務綜合

總支、直屬支部材料入此

12 紀檢

13 組織

老干部材料入此

14 宣傳教育

學工部學生思想教育材料入此

15 統戰

民主黨派材料入此

16 工會

婦女工作材料入此

17 學團

團委、學生會、研究生會、社團及各系團總支學生會材料入此

XZ 行政

11 行政綜合

教工代表大會和院、系、所等單位綜合材料入此

12 人事

師資培養材料入此

13督察、監察、審計

14 武裝保衛

15 總務

醫院材料入此

16圖書、檔案、文博

17 校辦產業

JX 教學工作

二級類目按教學環節設置

11 綜合

學生運動會、教學評估、優秀教學質量評獎材料入此

12 學科與實驗室建設； 專業設置材料入此

13 招生

14 學籍管理，學生獎懲材料入此

三級類目按教學層次設置

12 博士

13碩士研究生教育

14全日制本科生教育

15全日制專科生教育

16 中專生教育

17 非學歷教育

15 課堂教學與教學實踐

16 學位工作

三級類目按教學層次設置

12 博士

13碩士研究生教育

14全日制本科生教育

17 畢業生工作，畢業生信息反饋工作入此

18 教材

KY 科學研究

11 綜合

科研經費管理、學術活動材料入此

[12] 按科研項目設置類目

CP 產品生產與科技開發

11 綜合

[12]按產品種類設置類目

JJ 基本建設

11 綜合

[12]按單項工程設置類目

SB 儀器設備

11 綜合 采購招標活動材料入此

[12]按設備種類設置

CB 出版

11 綜合

12 報紙

13 刊物

14 書稿

15 音像

WS 外事

11 綜合

12 出國（境）（國際合作與會議，歸WS14）

13 來校（外國留學生歸WS15，國際合作與會議材料入WS14）

14 國際合作與會議

15 外國留學生工作

CK 財會

11 綜合

12 會計報表

13 會計賬簿

14 會計憑證

15 工資清冊

獎金、助學金材料入此

（會計憑證可單獨排架）

注：“[]”代表隨機符號

附：

RW 人物

12 黨政主要負責人

13 正高職人員

14 副高職及以下人員

三級類目以每位被征集對象的檔案材料歸檔先后順序給予11——99……

注：人物檔案同時歸檔的材料排架順序為

1 生平傳記、學歷材料

2 教學、科研成果（含論文、著作）及獲獎材料。

3 社會活動及公務活動中產生的有關材料。

4 筆記、日記、通信材料等。

5 國內外對人物的評價、報道材料。

SX 聲像

12 照片

以十大類檔案歸類組卷，并以其順序排架

13 錄音帶

14 錄像帶

15 幻燈片

16 磁盤

17 影視膠片

18 縮微膠片

19 光盤

SW 實物

12 獎品

13 贈品

14 印章

15 書畫