青島黃海學院教學類檔案工作規范
為了加強教學類檔案工作，充分發揮教學檔案在教育管理、教學活動，教學研究等各項工作中的作用，提高教學檔案的質量和科學管理水平，逐步實現教學檔案工作標準化、規范化和現代化，并為考核教學檔案工作提供依據，根據教育部和國家檔案局制定的《高等學校檔案管理辦法》結合我校實際，特制訂本規范。
一、 教學檔案工作的基本原則
（一）凡在教學管理和教學實踐活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像載體材料均屬教學檔案。
（二）教學檔案是衡量學校教學管理水平和教育質量的重要標志之一，是高等學校檔案的主體、核心和重點。
（三）教學檔案實行集中統一管理，確保完整、準確、系統和安全，便于開發利用。
（四）教學檔案是教學管理的重要組成部分，應實行“三納入”、“四同步”，即納入教學計劃、規劃，納入教學管理制度，納入各級管理人員崗位責任，作為考核教學質量和管理水平的標準之一。下達教學任務與提出教學文件材料的歸檔要求同步；檢查教學工作與檢查教學文件材料形成積累情況同步；評審、鑒定教學質量、教材、畢業論文、優秀教學成果與審查、驗收檔案材料同步；上報評審材料、教師考核晉升與檔案部門出具歸檔證明同步。
（五）各教學管理和教學業務部門應明確一名分管檔案工作的負責人和配備相應專（兼）職檔案員，統一管理本部門、本系統的教學文件材料，并按期向學校綜合檔案室辦理移交。
（六）逐步建立教學檔案數據庫，并納入全校信息系統統一管理和開發利用。
二、 教學檔案歸檔范圍的確定
（一） 確定的原則
1. 歸檔的教學管理和教學實踐活動過程中形成的文件材料，必須對學校和社會當前與長遠具有參考價值和憑證作用。
2. 歸檔的教學文件材料，必須反映教學管理、教學實踐活動的全過程，保證完整、準確、系統。
3. 歸檔的教學文件材料，必須遵循其自然形成規律，保持有機聯系，符合教學管理和教學實踐活動的成套性特點。
（二）歸檔的主要內容和重點
1.歸檔的主要內容包括綜合管理、學科與實驗室建設、招生、學籍管理、課堂教學與實踐、學位工作、畢業生工作、教材等方面，具體范圍見（青島黃海學院教學檔案歸檔范圍及保管期限表）。
2. 歸檔的重點是本校在教學工作，特別是教學實踐各個環節活動中形成的不同載體的文件材料。
（三）不歸檔文件材料的范圍
1. 上級有關教學的普發的（非專指高校）、不辦的文件；
2. 上級有關教學的未定稿的文件；
3. 重份文件；
4.無查考利用價值的事務性臨時性文件；
5. 非隸屬單位抄送的不需辦理、也無參考價值的文件；
6. 校內其他單位發來的文件；
7. 與校外單位交換來的材料；
以上不歸檔材料如認為必要，也可自行作資料暫存。
三、教學文件材料的部門立卷與歸檔流程
（一）形成與積累
1. 每年新學年開始后，由分管檔案工作的院長部署新學年工作時，同時向辦公室主任、教學秘書學生管理秘書布置形成積累教學文件材料的任務。
2.教學管理部門會同檔案部門向各二級學院發放各種教學文件材料表格，學籍登記表（卡），積累用卷宗（袋）等。
3.教學單位、教學管理部門的兼職檔案員按《青島黃海學院教學類檔案歸檔范圍及保管期限表》分別積累教學文件材料，并定期進行整理。
4.綜合檔案室隨時了解、督促、檢查、指導專（兼）職檔案員做好文件材料的積累工作。
5.歸檔的教學文件材料字跡必須工整，格式統一，簽字手續完備。
6.教學檔案管理文件一般歸檔一份，重要的教學文件（專著、優秀教材等）除原稿外，各教學單位根據實際情況，酌加副本。
（二）整理組卷
1.堅持由教學文件材料形成部門立卷歸檔的原則，由各學院、學部、所或教學管理部門的專（兼）職檔案員負責將積累的文件材料向綜合檔案室歸檔。
2.教學檔案按照學年度（學籍檔案按畢業年度）整理組卷。
3.根據教學文件材料的形成規律，保持其有機聯系和便于利用查考的原則進行組卷。原則上相同內容的文件材料組成一卷便于利用，同一內容的文件材料數量多時可分別組成若干卷，每卷一般不超過150頁。也可以根據文件材料的內在聯系，對問題單一，文件較少者按不同內容分別組成薄卷。
4.在不影響卷內文件自然形成規律和有機聯系的前提下，同一內容的卷內文件可按永久、長期、短期分別組卷。
5.卷內密不可分的文件材料按正件在前、附件在后；印件在前，定稿在后；批復在前，請示在后的要求排列。
6.卷內材料一律拆掉金屬物，分別用線裝訂，對破損的文件材料應進行修補。
7.凡是文件材料未注明標題的應加制封面，注明題名、責任者、時間。
8.各種材料大小均為A4開。
9.凡裝訂的教學類文件材料應按順序編寫頁碼，無論單面或雙面只要有書寫文字，均應一面編寫一個頁碼，頁碼的位置在非裝訂線一側的正面右下角，背面左下角，用鉛筆編寫。
10.填寫卷內目錄：
（1）順序號：以卷內文件排列順序填寫的序號。
（2）文號：文件制發機關的發文字號。
（3）題名：即文件標題，一般應照實抄錄。沒有標題或者標題不能說明文件內容的文件，可自擬標題、外加“[ ]”號。
（4）日期：文件的形成時間。填寫時可省略“年”“月”“日”字，在表示“年”、“月”、“日”、數的右下角加“.”號。
（5）頁號：卷內文件起止之頁的編號。
11.填寫備考表：
（1）本卷情況說明：填寫本卷文件材料的總件數與總頁數。如卷內文件材料有缺損、修改、補充、移出等情況，立卷人要如實填寫并簽名標注時間。
（2）立卷人一欄，由組成本卷的責任者簽名。
（3）檢查人一欄，由對案卷質量進行審核的負責人簽名或蓋章。
12.對采用立薄卷方式的案卷，必須用軟卷皮，幾卷再裝入硬卷盒內。
13.裝訂。裝訂成卷的文件材料，應選擇線訂或膠訂，不能用金屬材料裝訂。線訂案卷采用三孔一線法裝訂。邊孔位置距上、下紙邊為6cm,距左側紙邊1.5cm，以不裝訂字跡為宜。若裝訂線處有重要批注者，須進行貼邊處理。
14.擬寫案卷標題。要求結構完整，一般應準確概括卷內文件主要責任者、內容、名稱（文種）。
（三）歸檔驗收
1.移交檔案時交接雙方必須當面檢查驗收，檢查文件材料是否完整、齊全、排列、書寫是否符合要求，標題是否確切，凡不符合規定要求者，接收人應拒絕接收，并限期改正補交。
2.移交檔案材料同時移交相應的電子文件。電子文件推薦采用光盤、硬磁盤等適合文件長期保存的載體。不允許用軟磁盤作為歸檔電子文件保存的載體。
3.接收檔案必須履行相關手續，填寫移交清冊，一式兩份，寫明案卷標題、卷內文件頁數、案卷數量、移交時間。交接雙方必須簽名蓋章。
4.移交時間：當年11月底前移交。
附件1：《青島黃海學院教學類檔案歸檔范圍及保管期限表》
青島黃海學院綜合檔案室
2016年10月25日
附件1：
青島黃海學院教學類檔案歸檔范圍及保管期限表
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類目號名稱
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歸 檔 范 圍
|
保管期限
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序號
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內 容
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JX11
綜
合
（教務處）
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1
|
上級下達的有關針對本校的教學工作的文件材料
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永久
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2
|
教學改革、培養目標、培養規格、學制等方面的指示、規定辦法
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永久
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3
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學校規劃、實施計劃、有關教學的規章制度、會議記錄、調研報告、簡報、總結
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永久
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|
4
|
教學檢查、評估和各級優秀教學質量評獎材料
|
永久
|
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5
|
各類教學工作統計報表
|
永久
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|
JX11
綜
合
（學生處）
|
6
|
上級關于學生工作的文件
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長期
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|
7
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學生工作規章制度
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長期
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8
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學生工作計劃、報告、決定、總結、重要統計
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永久
|
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9
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學生運動會材料
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長期
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10
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獎學金、助學金評定材料
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長期
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11
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優秀畢業生、先進班級評選材料
|
長期
|
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12
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畢業生集體照片、學士服照片
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永久
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13
|
學生違紀處分材料
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長期
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JX12
學
室科
建與
設實
驗
（教務處）
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1
|
上級有關學科、專業設置及實驗室建設的文件材料
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長期
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|
2
|
學科、專業、實驗室論證、評估、申報、審批材料
|
永久
|
|
3
|
重點學科、專業、實驗室建設材料
|
永久
|
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4
|
學科、專業、實驗室建設計劃、簡報、總結材料
|
長期
|
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5
|
學科、專業、實驗室建設統計報表
|
永久
|
|
JX13
招
生
|
1
|
上級有關招生工作的文件材料
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長期
|
|
2
|
招生計劃、規定、生源計劃
|
長期
|
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3
|
新生錄取表及新生名單
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長期
|
|
4
|
招生宣傳、招生工作總結
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短期
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JX1４
學
籍
管
理
（教務處）
|
1
|
新生入學登記表、學生學籍卡片
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永久
|
|
2
|
學生成績總冊
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永久
|
|
3
|
在校學生名冊
|
永久
|
|
4
|
學生學籍變更材料（升級、留級、休學、復學、轉學、退學）
|
長期
|
|
JX1５
課
堂
教
學
與
實
踐
（教務處）
|
1
|
各專業教學計劃、教學大綱
|
永久
|
|
2
|
課程建設要求及安排、校歷表、課表
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長期
|
|
3
|
各系、科、專業課程試題庫
|
長期
|
|
4
|
典型教案、重要備課記錄
|
長期
|
|
5
|
教學實習、生產實習計劃、總結及有關材料
|
短期
|
|
6
|
社會調查、社會實踐計劃、總結及有關材料
|
短期
|
|
JX1６
學
位
（教務處）
|
1
|
上級有關學位工作的文件材料
|
長期
|
|
2
|
本校學位評定條例、辦法及計劃、總結
|
長期
|
|
3
|
學位委員會會議記錄、決定
|
長期
|
|
4
|
學位委員會授予學位清冊
|
永久
|
|
5
|
本科生優秀學士論文
|
長期
|
|
JX1７
畢
業
生
（就業指導中心）
|
1
|
上級有關分配的文件材料
|
長期
|
|
2
|
大學生就業工作規章制度
|
長期
|
|
3
|
畢業生正式分配方案及調配派遣名冊
|
永久
|
|
4
|
就業報到證存根領取簽收冊
|
長期
|
|
5
|
畢業生質量跟蹤調查和信息反饋材料
|
長期
|
|
JX1７
畢
業
生
（教務處）
|
６
|
畢業生名冊
|
永久
|
|
７
|
畢業證書編號清冊
|
永久
|
|
JX1８
教
材
（教務處）
|
1
|
自編、主編教材
|
長期
|
|
2
|
各院、系、部各專業使用教材目錄
|
長期
|
|
3
|
自編、主編教學指導書、實習指導書和習題集
|
長期
|
|
|
|
其它有保存價值的教學文件材料、以上工作中產生的實物、聲像、電子文件材料一同歸檔
|
永久或長期
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附錄
存
二
類級
檔學
案院
教
學
（二級學院自存）
|
1
|
本科生畢業論文及評審意見
|
長期
|
|
2
|
課堂教學材料、課程進度表
|
短期
|
|
3
|
教師任課安排、教案
|
長期
|
|
4
|
優秀實習報告
|
短期
|
|
5
|
本專業教學檢查、調查材料及總結
|
短期
|
|
6
|
教師工作量核算、登記材料
|
短期
|
|
７
|
其他具有保存價值的材料
|
|