青島黃海學院基本建設類檔案工作規范
為了提高我校基本建設類檔案（以下簡稱基建檔案）的質量和管理水平，充分發揮基建檔案在學校建設中的作用，并為考核基建檔案工作提供依據，根據《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》、《普通高等學校檔案管理辦法》結合我校實際，制訂本規范。
一、檔案工作的基本原則
（一）凡是學校在基本建設管理和基本建設工程項目活動過程中直接形成的，有保存價值的文字、圖表、聲像等文件材料和實物（包括相應必要的電子文件）等均屬基建類檔案。基建處及各承包單位均為基建檔案歸檔文件整理單位。
（二）基建檔案必須實行集中統一管理的原則，確保檔案材料完整，準確、系統、安全，便于開發和利用。
（三）基建檔案工作要納入基建規劃、計劃，管理制度和基建人員職責范圍中，做到基建工程一開始就與建立檔案工作同步進行；工程建設過程中，要與竣工材料的積累、整編、審定工作同步進行；工程竣工驗收時，要與提交一整套合格的竣工圖的驗收同步進行。
（四）學校基建處及其各承包單位，要有一位負責人分管本單位的檔案工作，并確定適當的檔案人員，協同學校綜合檔案室認真做好基建檔案的積累、立卷和移交工作。
二、基建檔案歸檔原則
各歸檔文件整理單位平時按以下歸檔原則、主要內容、重點和范圍，收集文件材料。
(一)歸檔原則：歸檔的基建類文件材料必須對學校、社會有史料和研究價值，有參考或憑證作用；能夠反映學校基建管理和項目建設的全過程，保證完整、準確、系統；必須遵循其自然形成規律，保持有機聯系和成套性，與實物完全一致。
（二）歸檔的主要內容包括綜合管理、可行性研究、設計基礎材料、設計文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、生產技術準備、試生產基建預算、概算、決算、器材管理等八個方面，具體范圍見《青島黃海學院基建類檔案歸檔范圍和保管期限表》。
（三）歸檔的重點是項目建設各個階段形成的不同載體、不同形式的文件材料，特別是包括竣工圖在內的全套圖紙。
（四）不歸檔文件材料的范圍
1.上級機關有關基建的普發性（非專指高校）、不辦的文件；
2.正式施工前的草圖，未定型圖紙；
3.重份文件和重份圖紙；
4.無查考價值的臨時性、事務性文件；
以上不歸檔材料如認為必要，也可自行作資料暫存。
三、基建材料的部門立卷與歸檔流程
（一）形成積累
1.基建檔案由基建文件材料形成部門立卷。
2.基建部門接到基建項目后，在布置工作計劃的同時，布置形成、積累基建文件材料的任務。
3.各歸檔文件整理單位檔案員根據本單位歷年文件材料形成規律，預計新的一年可能產生的新內容，參照《青島黃海學院基建類檔案歸檔范圍及保管期限表》，編制案卷類目。
4.各歸檔文件整理單位的專職文書或檔案員，平時應嚴格按文書處理制度做好文件材料的收集工作，根據案卷類目分別歸檔。
5.基建項目實行總承包給外單位的，由各分承包單位負責積累、整理（組卷，下同）分包范圍內的基建文件材料，總承包單位負責檢查、匯總、進一步整理，竣工時由總承包單位向學校基建處提交完整、準確、系統的基建檔案材料。
6.基建項目由幾個單位分別承包的，由各承包單位負責積累、整理所承包工程的基建文件材料，并向學校基建處提交完整、準確、系統的基建檔案材料。
7.基建處檔案管理人員及工程技術人員應隨時了解基建項目的工程進度、做好基建文件材料的形成、積累工作。
8.基建處應嚴格執行基建文件材料的審簽制度，明確職責，把好文件材料形成的質量關。
9.基建處要檢查設計、施工單位基建文件材料的編號是否統一，要與它反映的對象一致，能揭示其性質與特征。
10.使用基建文件材料過程中不允許隨便更改。如有更改，必須填寫變更通知單，并履行批準手續。
11.學校綜合檔案室應是工程驗收小組成員，會同學校基建處負責基建文件材料工作的驗收工作。
12.基建項目驗收前，綜合檔案室負責對準備歸檔的基建文件材料進行驗收，出具證明，否則不能組織工程驗收工作.
13.歸檔的底圖須按國家制圖標準繪制完成。
14.歸檔的藍圖，規格必須符合國家標準，字、圖清晰，用紙符合標準。
15.工程承包合同或施工協議中要根據國家對編制竣工圖的要求，對竣工圖的編制、整理、審核、交接、驗收做出規定，做好施工記錄、交工驗收記錄和簽證等，編制好竣工圖。
16.凡是重要和經常使用的文件材料要有副本。
17.學校基建處要定期檢查、繪制本校的總平面圖以及水、電、氣、通訊等管網圖。
18.基建處應嚴格執行交接文件材料的審簽制度，明確職責，把好文件材料形成質量關。
19.歸檔的基建文件材料應保持字跡工整、格式統一、簽字手續完備。
（二）整理組卷
1.基建項目結束（含最終完成）后，基建部門專（兼）職檔案人員應對該項目形成的應歸檔的基建文件材料進行整理組卷工作。
2.根據基建文件材料的形成規律，按保持其有機聯系和便于利用查考的組卷原則，對基建文件材料的內容、價值、數量和載體形式進行系統整理，可按工程項目組卷，一項一卷或若干卷。管理性文件材料排在整個項目首卷，其余材料按文件性質分別組成案卷。
3.文字材料的排列：正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批復在前，請示在后；圖紙按圖的類別序號排列（即地質圖、初步設計圖、建筑施工圖、結構施工圖、水工圖、電工圖、氣管圖、更改圖）。
4.拆除卷內金屬物，對破損的材料進行修補。
5.基建文件材料采用卷皮、卷盒（袋）方式保管。藍圖采用手風琴拆疊成四號圖紙的規格，底圖采用卷放或平放兩種方式保管。藍圖、底圖可以不裝訂，但歸檔的藍圖一定要裝訂，透明底圖用縫紉機打圖邊。
6.凡裝訂的文件材料應按順序編寫頁碼，無論單面或雙面只要有書寫文字，均應一面編寫一個頁碼，頁碼的位置在非裝訂線一側的正面右下角，背面左下角，用鉛筆編寫。
7. 填寫卷內目錄。
（1）順序號：以卷內文件排列順序填寫的序號。
（2）文號：文件制發機關的發文字號。
（3）題名：即文件標題，一般應照實抄錄。沒有標題或者標題不能說明文件內容的文件，可自擬標題、外加“[ ]”號。
（4）日期：文件的形成時間。填寫時可省略“年”“月”“日”字，在表示“年”、“月”、“日”、數的右下角加“.”號。
（5）頁號：卷內文件起止之頁的編號。
8、填寫備考表。
（1）本卷情況說明：填寫本卷文件材料的總件數與總頁數。如卷內文件材料有缺損、修改、補充、移出等情況，立卷人要如實填寫并簽名標注時間。
（2）立卷人一欄，由組成本卷的責任者簽名。
（3）檢查人一欄，由對案卷質量進行審核的負責人簽名或蓋章。
9.對采用立薄卷方式的案卷，必須用軟卷皮，幾卷再裝入硬卷盒內。
10.擬寫案卷標題。要求結構完整，一般應準確概括卷內文件主要責任者、內容、名稱（文種）。除會議文件外，不得用“XXX文件材料”；除一般函件外不得用“XXX來往文書”；除非訴訟材料外，不得用“XXX案件”。
11.工程技術人員填寫基建檔案歸檔說明（簡介），交基建部門分管負責人審查后，放在第一卷的卷內目錄之后。
（三）歸檔驗收
1.移交檔案時交接雙方必須當面檢查驗收，檢查文件材料是否完整、齊全，排列、書寫是否符合要求，標題是否確切，凡不符合規定要求者，接收人應拒絕接收，并限期改正補交。
2.移交檔案材料同時移交相應的電子文件。電子文件推薦采用光盤、硬磁盤等適合文件長期保存的載體。不允許用軟磁盤作為歸檔電子文件保存的載體。
3.接收檔案必須履行相關手續，填寫移交清冊，一式兩份，寫明案卷標題、卷內文件頁數、案卷數量、移交時間。交接雙方必須簽名蓋章。
4.歸檔時間：基建項目在驗收后兩個月內歸檔。
附件1：《青島黃海學院基本建設類檔案歸檔范圍及保管期限表》
青島黃海學院檔案室
2016年11月9日
附件1： 青島黃海學院基本建設類檔案歸檔范圍及保管期限表
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類目號名稱
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歸 檔 范 圍
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保管期限
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序號
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內 容
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JJ11
綜
合
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1
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上級有關針對本校的基建工作的文件
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永久
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2
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基建工作規章制度
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永久
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3
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基建工作計劃、總結
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永久
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4
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基建工作總體規劃圖、總平面圖、總水電氣管網分布圖及說明
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永久
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|
5
|
有關基建擴建、維修、加固各類用房的報告、批復及附圖
|
永久
|
|
6
|
基建工程統計報表及財務預、決算表
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長期
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|
7
|
基建工作年度統計報表
|
永久
|
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8
|
地質勘探、地形測量材料
|
永久
|
|
9
|
其它有保存價值的文件材料，實物、聲像和電子文件材料
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永久或長期
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JJ1２
基
建
項
目
|
可
行
性
研
究
|
1
|
項目建議書及上級批復
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永久
|
|
2
|
可行性研究報告
|
永久
|
|
3
|
項目評估
|
永久
|
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4
|
環境預測、調查報告
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永久
|
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5
|
設計任務書及計劃任務書
|
永久
|
|
設
計
基
礎
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1
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工程地質、水文地質、勘察設計、勘察報告地質圖、勘查記錄、化驗實驗報告、重要土巖樣及說明
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永久
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2
|
地形、地貌、控制點建筑物、構筑物及重要設備及安裝測量定位、觀測記錄
|
永久
|
|
3
|
水文、氣象、地震等其他設計基礎材料
|
永久
|
|
設
計
文
件
|
1
|
初步設計
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永久
|
|
2
|
技術設計
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永久
|
|
3
|
施工圖設計
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永久
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|
4
|
技術秘密材料、專利文件
|
永久
|
|
5
|
關鍵技術實驗
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永久
|
|
6
|
總體規劃設計
|
永久
|
|
7
|
設計評價、鑒定及審批
|
永久
|
|
JJ1２
基
建
項
目
|
工
程
管
理
文
件
|
1
|
承包合同、協議書、招標、投標、租賃文件
|
永久
|
|
2
|
施工資質
|
永久
|
|
3
|
環保三同時、消防、衛生等條件水、電、氣、暖供應協議書
|
永久
|
|
施
工
施
工
|
１
|
1、土地施工文件
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|
|
（1）開工報告、工程技術要求、技術交流、圖紙會審紀要
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短期
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|
（2）施工組織設計、施工方案、施工計劃、施工技術措施、施工安全措施、施工工藝
|
長期
|
|
（3）原材料及構件出廠證明、質量鑒定
|
長期
|
|
（4）建筑材料實驗報告
|
長期
|
|
（5）設計變更、工程更改洽商、材料仿用核定審批
|
永久
|
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（6）土建施工定位測量地質勘察
|
永久
|
|
（7）土、巖實驗報告、基礎處理、基礎工程施工圖
|
永久
|
|
（8）隱藏工程驗收記錄
|
永久
|
|
（9）工程記錄及測試、沉陷、位移、變形觀測記錄、事故處理報告
|
永久
|
|
（10）分項、分單位工程抽量檢查、評定
|
長期
|
|
（11）交工驗收記錄證明
|
長期
|
|
（12）竣工報告、竣工驗收報告
|
永久
|
|
２
|
2、設備及管線安裝施工文件
|
|
|
（1）開工報告、工程技術要求、技術交底、圖紙會審紀要
|
短期
|
|
（2）設計變更、工程更改洽商單、材料、零部件、設備代用審批
|
長期
|
|
（3）焊接實驗記錄、報告、施工檢驗、探傷記錄
|
長期
|
|
（4）隱弊工程驗收記錄
|
長期
|
|
（5）強度、密閉性實驗報告
|
長期
|
|
（6）設備調試記錄
|
長期
|
|
JJ1２
基
建
項
目
|
（7）施工安裝記錄
|
長期
|
|
（8）系統調試、實驗記錄
|
長期
|
|
（9）管線清洗、通水、消毒記錄
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短期
|
|
（10）管線標高位置、坡度測量記錄
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長期
|
|
（11）中間交工驗收記錄證明、工程質量評定
|
長期
|
|
（12）竣工報告、竣工驗收報告
|
長期
|
|
３
|
3、電氣、儀表安裝施工文件
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|
（1）開工報告、工程技術要求、技術交底、圖紙會審
|
短期
|
|
（2）設計變更、工程更改洽商單、材料、零部件、設備代用審批
|
長期
|
|
（3）調試、整定記錄
|
長期
|
|
（4）性能測試和校核
|
長期
|
|
（5）施工安裝記錄，質量檢查評定，事故處理報告
|
長期
|
|
（6）操作、聯動實驗
|
短期
|
|
（7）電器裝置交接記錄
|
短期
|
|
（8）中間交工驗收記錄、工程質量評定
|
長期
|
|
（9）竣工報告、竣工驗收報告
|
長期
|
|
竣
工
驗
收
|
1
|
竣工驗收報告
|
永久
|
|
2
|
全部竣工圖紙
|
永久
|
|
3
|
質量評審材料
|
永久
|
|
4
|
工程現場聲像材料
|
永久
|
|
5
|
竣工驗收會議決議文件
|
永久
|
|
基
建
財
務
器
材
管
理
|
1
|
財務計劃、年度計劃
|
短期
|
|
2
|
工程概算、預算、決算
|
永久
|
|
3
|
主要材料消耗、器材管理
|
短期
|
|
4
|
交付使用的固定資產
|
永久
|
|
|
其它有保存價值的文件材料及實物、聲像和電子文件材料
|
永久或長期
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