青島黃海學院科學研究類檔案工作規范
為了提高我校科學研究類檔案（以下簡稱科研檔案）工作的質量和管理水平，更好地發揮科研檔案為學校和社會服務的作用，并為考核我校科研檔案工作提供依據，根據《高等學校檔案實體分類法》結合我校實際，特制定本規范。
一、科研檔案工作的基本原則
（一）凡是學校在科學研究管理和實踐活動中直接形成具有保存價值的文字、圖表、聲像等文件材料和實物（包括相應必要的電子文件）均屬科研檔案，科研處和各課題組均為科研檔案歸檔文件整理單位。
（二）科研檔案必須實行集中統一管理，確保完整、準確、系統、安全、便于開發和利用。
（三）科研檔案工作是科研管理工作的重要組成部分，是科研活動的重要環節，必須納入科研計劃、規劃、管理制度和有關人員職責范圍之中，與計劃管理、課題管理、成果管理等工作緊密結合。實行科研工作和建檔工作“四同步”管理。即下達計劃任務與提出歸檔同步；檢查計劃進度與檢查科研文件材料形成情況同步；驗收、鑒定科技成果與驗收、鑒定科研檔案材料同步；上報登記、評審科技成果與檔案部門出具科研課題歸檔情況的證明材料同步。
（四）學校科研處要有一位負責人分管本單位的檔案工作，并配備一名兼職檔案人員，協同學校綜合檔案室認真做好科研檔案的積累、組卷、移交工作。
二、科研檔案歸檔原則、主要內容、重點和不歸檔范圍
各歸檔文件整理單位平時按以下歸檔原則、主要內容、重點和范圍，收集文件材料。
（一）歸檔原則：歸檔的科研類文件材料必須對學校、社會有史料和研究價值，有參考或憑證作用；歸檔的科研文件材料，能夠反映科研管理、科研項目（課題）活動的全過程，保證完整、準確、系統；必須遵循其自然形成規律，保持其有機聯系和成套性，照顧不同學科、專業的科研文件材料的不同特點。
（二）歸檔的主要內容包括綜合管理、科研準備、研究實驗、總結鑒定、申報獎勵、推廣應用等方面,具體范圍見《青島黃海學院科研類檔案歸檔范圍及保管期限表》。
（三）歸檔的重點是本校承擔的校級及以上科研項目（課題）各個階段形成的不同載體的文件材料，特別是研究實驗階段形成的作為研究結果依據的原始材料。
（四）不歸檔文件材料的范圍
1、上級有關科研的普發的（非專指高校）、不辦的文件；
2、上級有關科研的未定稿的文件，未生效的合同、協議書；
3、未按科研管理程序列入計劃、未經簽定和不計工作量的個人項目；
4、重分文件；
5、無查考利用價值的事務性、臨時性文件；
6、非隸屬單位抄送的不辦、無參考價值的文件；
7、校內其他單位發來的文件；
8、與院外單位交換來的材料。
以上不歸檔材料如認為必要，也可有選擇地作資料暫存。
科研文件材料的部門立卷與歸檔流程
三、科研文件材料的部門立卷和歸檔流程
（一）形成與積累
1.課題組長在討論和制定工作計劃安排時，向課題組成員布置平時積累科研文件材料的任務和方法，并指定專人作兼職檔案員。
2.學校科研管理部門和各課題組，按各自的職責范圍，分別形成積累和整理科研工作各階段的有關文件材料。
3.綜合檔案室應定期了解課題進展情況，督促、指導科研人員做好科研文件材料的積累工作。
4.科研綜合管理性文件材料歸檔一份，原始資料全部歸檔。
（二）整理組卷
1.堅持實行科研管理部門和科研課題組立卷制度。課題結束后，由本課題組負責人主持立卷。兼職檔案員將形成積累的全部文件材料按要求與課題組的業務性文件匯總整理成卷。
2.根據科研文件材料形成規律，保持其有機聯系和便于利用查考的組卷原則，以及科研文件材料的內容、價值、數量和載體形式等實際情況，將每個科研課題的科研文件材料進行系統整理，視其材料多少，組成一題一卷或一題數卷。將最能反映課題概況的科研文件材料，如計劃書、合同書、開題報告、論文、專著、鑒定材料，成果申報與獲獎材料，科研投資與經費核算材料等整理組成綜合卷，排放在研究課題全部案卷之首，其余科研文件材料按科研階段依次系統整理組卷。
3.內容不可分割的科研文件材料按以下要求排列：正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批復在前，請示在后。
4.拆除文件材料上的金屬物，對已破損的科研文件材料進行修補。
5.凡裝訂的科研文件材料應按順序編寫頁碼，無論單面或雙面只要有書寫文字，均應一面編寫一個頁碼，頁碼的位置在非裝訂線一側的正面右下角，背面左下角，用鉛筆編寫。
6.與文字材料配套的聲像載體材料，應分別組卷，專柜保管，檔號必須與文件材料案卷號保持一致。
7.課題組組織歸檔前的鑒定工作，依據《科學技術保密條例》提出每個案卷的保管期限和密級劃分的具體意見，密級劃分為絕密、機密、秘密三種。
8.擬寫案卷標題，案卷標題要求結構完整、簡明、準確，一般應準確概括卷內文件的主要責任者、內容、名稱（文種）三要素。除會議文件外，不得用“XXX文件材料”。科研項目的案卷標題 要反映出科研項目的名稱。案卷標題中文控制在50個字符之內，外文控制在100個字符之內為宜。
9.填寫卷內目錄。
（1）順序號：以卷內文件排列順序填寫的序號。
（2）文號：文件制發機關的發文字號。
（3）題名：即文件標題，一般應照實抄錄。沒有標題或者標題不能說明文件內容的文件，可自擬標題、外加“[ ]”號。
（4）日期：文件的形成時間。填寫時可省略“年”“月”“日”字，在表示“年”、“月”、“日”、數的右下角加“.”號。
（5）頁號：卷內文件起止之頁的編號。
10.填寫卷內備考表
（1）本卷情況說明：填寫本卷文件材料的總件數與總頁數。如卷內文件材料有缺損、修改、補充、移出等情況，立卷人要如實填寫并簽名標注時間。
（2）立卷人一欄，由組成本卷的責任者簽名。
（3）檢查人一欄，由對案卷質量進行審核的負責人簽名或蓋章。
11.對采用立薄卷方式的案卷，必須用軟卷皮，幾卷再裝入硬卷盒內。
12.對于需要裝訂成卷的案卷，采用三孔一線的方法裝訂。邊孔位置距上、下紙邊為6cm，距左側紙邊1.5cm, 以不裝訂字跡為宜。若裝訂線處有重要批注者，須進行貼邊處理。
（三）歸檔移交
1.為了確保科研文件材料歸檔的齊全完整，科研管理部門應將掌握的所有科研文件材料（包括管理性文件、立項批文、計劃書、合同書、驗收回復函、鑒定證書、獲獎證書及在立項和結項過程中具有保存價值的文件材料）按年度、類別整理歸檔。各課題組，在科研課題（項目）結束后，直接向綜合檔案室歸檔。
2.移交檔案材料同時移交相應的電子文件。電子文件推薦采用光盤、硬磁盤等適合文件長期保存的載體。不允許用軟磁盤作為歸檔電子文件保存的載體。
3.接收檔案必須履行相關手續，填寫移交清冊，一式兩份，寫明案卷標題、卷內文件頁數、案卷數量、移交時間。交接雙方必須簽名蓋章。
4.歸檔時間
（1）學校科研管理部門的科研文件材料于次年五月末之前向綜合檔案室進行移交。
（2）各課題組在項目結束后兩個月內歸檔。申報科研成果之前必須把應歸檔的科研項目（課題）的文件材料送交綜合檔案室，綜合檔案室對文件材料進行審查、驗收合格后，在檔案移交明細單上加蓋綜合檔案室公章。
四、歸檔驗收
（一）移交檔案時交接雙方必須當面檢查驗收，檢查文件材料是否收集齊全、完整，排列、書寫、裝訂是否符合要求，標題是否確切。凡不符合規定者，接收人可暫不接收并要求改正補交。
（二）移交檔案材料同時移交相應的電子文件。電子文件推薦采用光盤、一次寫光盤、硬磁盤等適合文件長期保存的載體。不允許用軟磁盤作為歸檔電子文件保存的載體。
（三）接收檔案必須履行相關手續，填寫移交清冊，一式兩份，寫明案卷標題、卷內文件頁數、案卷數量、移交時間。交接雙方必須簽名蓋章。
附件1：《青島黃海學院科研類檔案歸檔范圍及保管期限表》
青島黃海學院綜合檔案室
2016年10月26日
附件： 青島黃海學院科研類檔案歸檔范圍及保管期限表
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類目號名稱
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歸 檔 范 圍
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保管期限
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序號
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內 容
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KY11
綜
合
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1
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上級下達的針對本校的科研工作的文件材料
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永久
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2
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上級下達的科研工作的文件材料普發的
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長期
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3
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上級下達的各類科研計劃
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永久
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4
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科研經費的申請、批復
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永久
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5
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科研項目經費使用情況報告
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短期
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6
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科研項目的獲獎材料（包括獎狀、證書）
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永久
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7
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教職工自編或協編正式出版的專著，核心期刊上發表的論文，國家報紙理論版發表的文章，獲獎的論文和專著；出版專著、發表論文的年度目錄
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長期
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8
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科研成果匯編材料
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長期
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9
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科研年鑒及年報表
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永久
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10
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本校舉辦的全國性學術會議報告、批復、紀要、論文等有關文件
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長期
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11
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本校重要的科技工作會議文件
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長期
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12
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學術活動材料（學術會議）
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短期
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13
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其它有保存價值的文件材料、實物、聲像和電子文件材料
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永久或長期
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KY12
科
研
項
目
|
科
研
準
備
階
段
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1
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開題報告與課題調研論證材料
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長期
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2
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任務書、合同、協議書
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永久
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3
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課題研究計劃、設計
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長期
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4
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計劃執行情況、計劃調整或撤銷報告
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短期
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5
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課題投資和預決算材料
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短期
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研
究
實
驗
階
段
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1
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實驗、測試、觀測、調查、考察的各種原始記錄（含關鍵配方、工藝流程及綜合分析材料）
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永久
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2
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數據處理材料，包括計算機處理材料（如程序設計說明，框圖、計算結果）
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永久
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3
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設計的文字說明和圖紙（底圖、藍圖、機械設計圖、電子線路圖等）
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永久
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4
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研究階段工作小結、年度報告
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長期
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5
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配套的照片、底片、錄音帶、幻燈片、影片拷貝等
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永久
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6
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樣品、標本和實物的目錄
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永久
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總
結
鑒
定
階
段
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1
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研究報告、研制報告
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永久
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2
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技術說明、使用說明
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3
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論文專著
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永久
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4
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成果鑒定書、評審意見、工藝技術報告
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永久
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5
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成果鑒定會材料（鑒定代表名單、會議記錄、鑒定意見、鑒定證書）
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永久
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6
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推廣應用意見
|
永久
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7
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課題工作總結
|
永久
|
|
KY12
科
研
項
目
|
申
報
獎
勵
階
段
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1
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科研成果登記表、報告表
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永久
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2
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科研成果獎勵申報與審批材料
|
永久
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3
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科研成果獲獎材料（獎狀、獎章、證書）原件或影印件
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永久
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4
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專利申請書或證書原件或影印件
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永久
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5
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成果轉讓合同、協議書及經濟將效益證明等推廣應用材料
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永久
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6
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取得負結果或因故中斷重要課題的科研文件材料
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長期
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