青島黃海學院全宗卷規范

（本規范根據國家檔案局DA/T12-2012全宗卷規范制訂）

一、定義及全宗名稱、全宗號

什么是全宗卷：全宗卷  fonds descriptive file

由記錄和說明全宗立檔單位及檔案歷史和現狀的有關文件材料組成的專門案卷，是管理全宗檔案的重要工具。

全宗名稱：青島黃海學院

全宗號：“H01”

二、全宗卷編制原則

1.　檔案館（室）應以全宗為單位編制全宗卷，收集、保管在檔案管理過程中以單個全宗為對象形成的相關文件材料。

2、全宗卷中收集的文件材料應做到齊全、完整、真實，力求全面反映全宗及其管理的歷史面貌。

3、全宗卷的整理應做到分類合理、方法科學、格式規范。

三、全宗卷的內容構成

1、全宗介紹類：全宗指南（全宗介紹）、檔案館(室)大事記等說明全宗背景和檔案狀況的文件材料。

2、檔案收集類：檔案接收和征集工作的辦法、標準，檔案（資料）交接文據及移交目錄，檔案來源和檔案歷史轉移過程說明材料等。

3、檔案整理類：文件材料分類、保管期限和歸檔范圍的規定，檔案整理工作方案、整理工作說明和小結等。

4、 檔案鑒定類：檔案保管期限鑒定、檔案開放鑒定、檔案分級鑒定、檔案銷毀鑒定、珍貴檔案考證鑒定等鑒定工作的制度、組織、方案和標準，鑒定工作形成的報告、請示及批復，鑒定及銷毀處置檔案的目錄（清冊）等。

5、檔案保管類：檔案保管工作制度，檔案安全檢查、檔案破損情況調查與修復（搶救）、重點檔案保護、珍貴檔案仿真復制件制作等工作的記錄和說明材料，檔案保管狀況分析和工作總結、報告等。

6、檔案統計類：檔案基礎統計臺賬，檔案工作基本情況統計報表，檔案工作統計分析材料等。

7、檔案利用類：檔案利用制度，檢索工具編制情況（案卷目錄、全引目錄及專題目錄等），檔案開放與控制情況，檔案編研與出版情況，檔案展覽與公布情況，珍貴檔案介紹，檔案利用效果典型事例等。

8、新技術應用類：應用現代技術管理檔案的情況記錄、工作報告及說明材料，檔案信息化和數字化工作情況，電子檔案（文件）創建和應用環境（硬件和軟件）及數據格式說明等。

四、全宗卷的整理

1、　文件材料裝訂。文件材料以件為單位進行裝訂。

2、　文件材料分類。屬于同一全宗卷的文件材料，按本標準三“全宗卷構成”中3.1--3.8條進行分類。

3、　文件材料排序。文件材料分入不同類目后，按形成時間順序排列。新增文件材料插入相關類目，向后接續排列。

4、　文件材料編號。文件材料的編號由全宗號—類號—件號三部分組成。

（1）全宗號：H01

（2）類號填寫三（1—8）條的序號。

（3）件號填寫文件材料在相關類目中的流水排列序號。

編號舉例：

H01—１—2（1--n）（青島黃海學院全宗，全宗介紹類，第２件）

5、　編制文件材料目錄。全宗卷中的文件材料，分類別，以件為單位，按照排列順序編制文件目錄，目錄格式見六。新增文件材料在相關類目中接續編制目錄。當相同材料出現新舊幾種版本時，應在目錄備注欄中，注明新版本文件替代舊版本文件的名稱和時間。

6、　文件材料裝盒。全宗卷文件材料按照分類編號順序裝盒。文件材料較多，一盒裝不下時，可按分類編號順序裝入數盒。裝有文件材料的全宗卷應填寫卷盒封面和脊背。

五、全宗卷的管理

將全宗卷與書本式檢索工具放在一起管理。

六　全宗卷目錄格式

全宗卷文件目錄表格形式，設置“類目名稱”（即三（1--8）各類）、“件號”、“責任者”、“題名”、“日期”、“備注”等項目。

本規范自發布之日起執行.