/kindeditor/attached/file/20191107/20191107085757_0698.docx

檔案立卷工作規范

1.歸檔材料齊全完整

按照《青島黃海學院檔案歸檔范圍》確保應歸檔的文件材料齊全完整。學校發文應有定稿、簽批、印件，重要文件應有歷次修改稿；需辦理的文件應有辦理結果；請示應有批復，電話或口頭答復的，應在請示文件上注明；照片、影片、錄音帶、錄像帶、光盤應有文字說明。書寫檔案應用質地很好的紙張、筆墨，禁用圓珠筆、鉛筆和紅墨水。

2.文件材料組卷科學合理

歸檔文件材料需分類清楚，按照文件材料的自然形成規律保持彼此之間的有機聯系，采取以問題特征為主結合其它特征合理組卷。文件按年度分開立卷；黨、政文件分開立卷。不同保管期限的文件材料分開立卷。

3.卷內文件排列有序

卷內文件應按作者、時間、問題、重要程度等方法進行系統排列。同一文件印本在前、定稿在后；請示與批復，批復在前，請示在后；處分卷，處理結論在前，證明材料在后。

4.案卷標題簡明確切

案卷標題要準確反映文件內容，文字通順概括，合乎語法，體式一致，簡稱通用，字跡清晰端正；標題一般應有責任者、問題、名稱（文種）三部分，文字最多不超過50個漢字。

5.保管期限劃分準確

立卷單位及個人需按照我校制訂的《檔案保管期限表》的規定，準確劃分不同案卷的保管期限。

6.頁碼編制規范一致

案卷內的文件材料凡有文字的頁面均需用鉛筆編碼，正面編在右下角；背面編在左下角。卷內目錄及備考表不用編頁碼。

7.卷內目錄完整清晰

使用OA協同辦公檔案管理系統輸入相關信息并打印出“卷內文件目錄” ，卷末附備考表，寫清卷內需要說明的問題。立卷人、檢查人簽名。

8.案卷裝訂結實美觀

裝訂要求：不壓字，不脫頁；不含金屬物，修補好殘破文件；卷內文件應與卷皮左邊底邊取齊,文件不得露出卷皮外；采用三孔一線裝訂,案卷結實美觀．

9．檔案移交完整及時

黨政部門在次年5月底前、教學部門應在一個學年度結束后，當年11月底前完成立卷工作，將案卷移交至檔案室。科研 、基建、設備檔案按有關規定執行。檔案移交前，立卷人從檔案管理系統中打印出案卷目錄 ，作為移交目錄一式二份。移交紙質檔案的同時移交電子檔案。

10.封面制作統一美觀

采用檔案室統一制作的案卷封皮。案卷封面一律打印或用鋼筆、毛筆、簽字筆逐項填寫，字體工整、清晰、美觀大方。

青島黃海學院檔案室

2019年10月