青島黃海學院檔案管理辦法（修訂）

第一章 總 則

第一條 根據《中華人民共和國檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》（2008年教育部令第27號），結合我校實際，修訂本辦法。

第二條 本辦法所稱的檔案，是指我校從事招生、教學、科研、管理等活動中直接形成的對師生員工、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。

第三條 學校檔案是全校師生員工勞動智慧的結晶，是各項工作的真實記錄，是重要的信息資源和歷史憑證，是學校的寶貴財富。學校的檔案工作必須堅持“依法治檔”、“部門立卷歸檔”、“實行集中統一管理”的原則，按照《高等學校檔案管理辦法》執行，確保檔案的完整、準確、系統、安全，以便開發利用。

第四條 檔案工作是學校的重要基礎工作之一，是衡量學校教育質量和管理水平高低的一個重要尺度。各單位必須加強對檔案工作的領導和管理，文件材料的形成、積累、整理、歸檔工作要列入各部門工作目標和有關人員工作職責，嚴格實行各單位、各部門和課題組立卷歸檔制度，做到“三納入”、“四同步”：納入學校規劃和計劃，納入管理制度，納入有關人員職責范圍；在布置、檢查、總結、驗收各項工作的同時，布置、檢查、總結、驗收檔案工作。

第二章　檔案管理機構及其職責

第五條 學校檔案工作由校長統一領導，由分管檔案工作的校領導協助校長負責，并接受上級檔案行政管理部門的指導、監督與檢查。檔案工作貫徹統一領導、分級管理、集中保管的原則，實行文件材料形成部門和課題組立卷歸檔制度，確保檔案的完整、準確、系統與安全，便于保存利用。

第六條 學校設立檔案工作委員會，具體負責組織、協調、研究、解決檔案工作中的重大問題。

委員會由校長、分管領導和各有關單位負責人組成，校長任主任，分管校領導任副主任，各有關單位負責人任委員，委員會下設辦公室，辦公室設在綜合檔案室。

第七條 學校綜合檔案室是我校檔案管理機構，是永久保存和提供利用學校檔案的專門機構。

學校綜合檔案室的管理職責是：

（一）貫徹執行國家有關檔案工作的法律法規和方針政策，綜合規劃學校檔案工作；

（二）擬訂學校檔案工作規章制度和工作計劃，并負責貫徹落實；

（三）負責接收(征集)、整理、鑒定、統計、保管學校的各類檔案及有關資料；

（四）編制檢索工具，開發檔案信息資源；

（五）組織實施檔案信息化建設和電子文件歸檔工作；

（六）開展檔案的開放和利用工作；

（七）開展學校檔案工作人員的業務培訓；

（八）利用檔案開展多種形式的宣傳教育活動，充分發揮檔案的文化教育功能；

（九）開展檔案學術研究和交流活動；

（十）完成學校交辦的其他工作。

第八條 各單位有一名負責人分管本單位的檔案工作，明確檔案工作崗位，實行兼職檔案員或專職檔案員的崗位配置，負責本單位檔案的收集、積累、整理、立卷等工作。按照《青島黃海學院檔案實體分類法》、《青島黃海學院檔案工作規范及保管期限表》的要求，完整、規范、按時完成歸檔工作。

對數量較多、利用頻繁且具有一定獨立性的檔案，經綜合檔案室同意，可根據需要設立分室進行管理。檔案分室由所在部門配員負責管理，并定期向綜合檔案室移交檔案。

第九條 檔案工作人員應當遵紀守法，愛崗敬業，忠于職守，具備檔案業務知識和現代化管理技能。

第十條 檔案機構中的專職檔案工作人員，實行檔案專業技術職務聘任制，享受學校教學、科研和管理人員同等待遇。

第三章 文件材料的形成和歸檔

第十一條 各類文件材料的形成、積累、整理、歸檔是確保檔案完整、準確、系統的基礎。各部門兼職檔案人員應按工作程序，對文件材料進行收集。工作結束時，按歸檔要求進行整理、立卷，經部門負責人審查合格后歸檔。

第十二條 對于個人在從事教學、科研、黨政管理等職務活動中形成的各種載體的文件材料，必須按規定向各部門兼職檔案人員移交，任何個人不得據為己有。各單位必須按照規定，定期向學校綜合檔案室移交檔案，不得以任何借口拖延或拒絕歸檔。對于個人在非職務活動中形成的重要文件材料，學校綜合檔案室通過征集、代管等多種形式進行管理。

第十三條 舉辦重大經濟、政治、科學、文化、教育、體育、民族、宗教等活動，主辦單位應當事前通知綜合檔案室。主辦或者承辦單位應當收集和保護活動中形成的檔案。學校宣傳部應當妥善保管活動中通過攝影、錄像、錄音等方式形成的電子檔案，并在活動結束后三個月內向綜合檔案室移交。

第十四條 文件材料的歸檔范圍

（一）黨群類：主要包括學校黨委、工會、團委、民主黨派等組織的各種會議文件、會議記錄及紀要；各黨群部門的工作計劃、總結；上級機關與學校關于黨群管理的文件材料。

（二）行政類：主要包括學校行政工作的各種會議文件、會議紀錄及紀要；上級機關與學校關于人事管理、行政管理的材料。

（三）學生類：主要包括學校培養學生的高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業生登記表等。

（四）教學類：主要包括反映教學管理、教學實踐和教學研究等活動的文件材料。

（五）科研類：主要包括學校在科研工作管理和實踐活動中形成的文件材料。

（六）基本建設類：主要包括學校在基本建設管理和項目建設中形成的文件材料。

（七）儀器設備類：主要包括各種國產和國外引進的精密、貴重、稀缺儀器設備(價值在5萬元以上)的全套隨機技術文件以及在接收、使用、維修和改進工作中產生的文件材料。

（八）產品生產類：主要包括學校在產學研過程中形成的文

件材料、樣品或者樣品照片、錄像等。

（九）出版物類：主要包括學校自行編輯出版的學報、其他學術刊物。

（十）外事類：主要包括學校派遣有關人員出席國際會議、出國考察、講學、合作研究、學習進修的材料；學校聘請的境外專家、教師在教學、科研等活動中形成的材料；學校開展校際交流、中外合作辦學及管理外國專家、教師等的材料；學校授予境外人士名譽職務、稱號等的材料。

（十一）財會類：主要包括學校在財務工作管理和會計核算活動中形成的文件材料。

（十二）聲像類：學校重要活動、上級領導來校視察、重要兄弟單位來校參觀訪問、學校黨務、行政、教學、科研、外事等重要工作、重要會議、重大事件和重要紀念活動的照片、錄音錄像、影片及有關文字材料。

（十三）人物類：學校副教授（含其他副高級專業技術職務）以上教職工在教學、科研、管理工作和社會活動中形成的學術論著、教材、榮譽證件、生平事跡、筆記、晉升及評價等有關文件材料，以個人為單位建檔。

（十四）實物類：上級頒發給學校的獎狀、獎旗、證書、證章、光榮冊，重要紀念品、禮品和科研樣品、試制產品等實物。

以上各類檔案（除財會類）均按《青島黃海學院檔案實體分類法》、《青島黃海學院檔案工作規范及保管期限表》執行。財會類檔案按照中華人民共和國財政部、國家檔案局令第79號《會計檔案管理辦法》執行。

第十五條 歸檔要求

（一）以上除學生類檔案，凡第一條至第十四條規定范圍以內的文件材料，實行由文件材料形成部門和科研課題組立卷、主管業務部門統一歸檔的制度。學生類個人檔案材料，由各單位、各部門根據實際情況，自行整理、保管；

（二）學校各單位、各部門均為立卷單位，分工歸口立卷。立卷人應按文件材料自然形成的規律和便于利用的要求，進行系統整理組卷，并編寫頁號，填寫、制作卷內目錄、備考表，擬定案卷標題，注明保管期限；

（三）歸檔的文件材料應格式統一，質地優良，書繪工整，聲像清晰，符合規范和標準的要求。禁用字跡不牢固的書寫工具；

（四）文件材料由兼職檔案人員整理、立卷，將立卷歸檔的案卷，經本部門負責人審查簽字后，擬制移交清單，向學校綜合檔案室移交歸檔；

（五）凡由幾個部門合作完成的項目，由主辦部門立卷保存一套完整的檔案副本，協作單位保存與自己承擔任務有關的檔案副本；檔案正本移交學校綜合檔案室；

（六）凡原始資料、各種重要手稿、文件正本一般歸檔一份，重要的利用頻繁的材料可另外復制副本，隨正本（或手稿）一同歸檔，供日常借閱，以便保護原件。

第十六條 歸檔時間和手續

（一）黨政部門在次年五月底前歸檔；

（二）教學部門和教輔部門應在一個學年結束后，當年十一月底前歸檔；

（三）科研和專題性、成套性檔案，在項目完成通過鑒定驗收后兩個月內歸檔；基建項目除一些特殊的材料按國家規定時間歸檔外，均在竣工驗收完畢三個月內歸檔；設備檔案要在設備驗收完畢投入使用后兩個月內歸檔；聲像檔案在完成制作后三個月內歸檔；實物檔案在收集后三個月內歸檔；

（四）接收檔案必須履行手續，填寫移交目錄，一式兩份，寫明文件標題，卷內文件頁數，文件數量，移交時間，交接雙方要簽名蓋章。

第四章 檔案的管理

第十七條 綜合檔案室接收檔案時，要依據移交目錄仔細核對。按照《青島黃海學院檔案實體分類法》，進行統一分類、登記、編目、排列。

第十八條 檔案密級分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。凡是絕密檔案單獨登記、保管；對一定時期內不宜公開交流的科技檔案材料，亦按絕密檔案管理。

第十九條 已歸檔的檔案材料，需要補充、更改時，必須由有關部門的負責人審核簽署意見，同意后，方可補充、修改，同時向綜合檔案室歸檔。

第二十條 定期檢查檔案情況，年度結束前全面清點，發現破損、變質的檔案，及時修補和復制，并作好記錄。

第二十一條 部門撤銷、合并或專（兼）職檔案人員調動時，必須辦理檔案和文件材料的交接手續，不得私自帶走或銷毀。

第二十二條 對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統計，并編制檔案工作基本情況統計表。

第二十三條 做好檔案管理的各項基礎工作和檔案管理的信息化建設工作，逐步實現檔案的標準化、規范化和現代化管理。

第二十四條 檔案庫房要符合檔案保管的要求，做好防盜、防火、防潮、防鼠、防蟲、防塵、防光、防磁等工作，完善安全設施和應急措施。

第二十五條 學校應設立專項經費，為檔案機構配置檔案管理現代化、檔案信息化所需的設備設施，加快數字檔案室建設，保障檔案信息化建設與校園數字化建設同步進行 。

第五章  檔案的利用

第二十六條 綜合檔案室工作人員要熟悉館藏，積極發揮檔案的信息功能，提高檔案利用率。

第二十七條 學校館藏檔案，自形成之日起滿三十年的，除未解密或需要控制使用的部分外，均應按國家規定，報校長批準后，分期分批向社會開放。

第二十八條 凡持有合法證明的單位或持有合法身份證明的個人，在表明利用檔案的目的和范圍并履行相關登記手續后，均可以利用已公布的檔案。

綜合檔案室是學校出具檔案證明的唯一機構。加蓋青島黃海學院綜合檔案室公章的檔案復制件，與原件具有同等效力。

用于個人或者商業目的的，按照有關規定合理收取費用。

第二十九條 查閱、摘錄、復制未開放的檔案，應當經綜合檔案室負責人批準。涉及未公開的技術問題，應當經檔案形成單位或者當事人同意，必要時報請校長審查批準。

提供利用的重要、珍貴檔案，一般不提供原件。如有特殊需要，應當經綜合檔案室負責人批準。

第三十條 綜合檔案室應當設立專門的閱覽室，供查閱檔案使用。檔案工作人員要嚴格檔案借閱手續，遵守保密制度，主動提供檔案檢索工具，熱情為查閱利用者服務。

第三十一條 根據學校和社會發展需要，積極開展檔案的編研工作；采取多種形式（如舉辦檔案展覽、陳列、建設檔案網站等），積極開展檔案宣傳工作。

第六章 考核、獎勵和處罰

第三十二條 學校建立檔案工作檢查、考核制度，按檔案工作目標管理責任制和檢查評比條例考核。

第三十三條 對在檔案工作中做出貢獻的單位或個人，給予表彰與獎勵：

（一）在檔案的收集、整理、提供利用工作中做出顯著成績的；

（二）在檔案的保護和現代化管理工作中做出顯著成績的；

（三）在檔案學研究及檔案史料研究工作中做出重要貢獻的；

（四）將重要的或者珍貴的檔案捐贈給學校綜合檔案室的；

（五）同違反檔案法律法規的行為作斗爭，表現突出的。

第三十四條 根據《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國檔案法實施辦法》的有關規定，有下列行為之一的，對直接負責的主管人員和其他直接責任人員依法給予處分；構成犯罪的，由司法機關依法追究刑事責任。

（一）玩忽職守，造成檔案損壞、丟失或者擅自銷毀檔案的；

（二）違反保密規定，擅自提供、抄錄、公布檔案的；

（三）涂改、偽造檔案的；

（四）擅自出賣、贈送、交換檔案的；

（五）不按規定歸檔，拒絕歸檔或者將檔案據為己有的；

（六）其他違反檔案法律法規的行為。

第七章 附則

第三十五條 本辦法由學校綜合檔案室負責解釋。

第三十六條 本辦法自發布之日起執行。院字〔2012〕29號《青島黃海學院檔案管理辦法》同時廢止。

青島黃海學院

2016年12月12日