運用現代信息技術實現固定資產動態化、精細化管理



孫永亮



（東營職業學院，山東 東營 257091）



運用現代信息技術加強固定資產管理工作，是東營職業學院根據高等教育發展的形勢、任務和要求，審時度勢做出的科學的決策。東營職業學院本著高起點建設、高標準要求、高質量管理的原則和固定資產管理工作現代化、制度化、規范化的目標要求，結合東營職業學院實際，在全省職業院校中率先應用“高校固定資產管理系統”。這項工作的開展，對于維護學校財產安全，優化資源配置，提高資產利用率和綜合使用效益，合理安排預算，促進全校整體管理水平的提高，保障學校運行和各項事業的可持續發展，都具有十分重要的意義。通過加強領導、健全制度、完善機制、落實責任等一系列工作，保障了以“固定資產管理系統”建設為主要內容的固定資產管理工作的有效開展，取得了明顯的成效，實現了固定資產管理工作現代化、精細化管理，達到了家底清楚、產權明晰、合理配置、物盡其用的管理目標要求。



一、學校開展固定資產管理工作的基本情況



為了全面搞好東營職業學院的固定資產管理工作，從2003年6月開始，學院按照《山東省高等學校固定資產管理辦法》和“高等學校固定資產管理系統”應用工作的要求，在校黨委、校行政的領導下，全校上下協同一致，緊密配合，從組織機構和管理隊伍、規章制度建設、基礎業務工作、賬實管理、信息技術應用等五個方面著手，分解任務、責任到人，經過了設備配置、系統安裝與數據初始、相關規章制度制定、全校宣傳發動、資產管理員培訓、固定資產清理清查、總結表彰幾個階段，建立了較為完善、規范的固定資產應用信息系統。全校共設立系統終端1個，系統管理員終端1個，歸口部門管理員終端4個，其中，財務審核終端51個，落實單位固定資產專兼職管理員30多人。



（一）加強組織領導，從完善固定資產管理體制人手，積極構建協調有序的管理運行機制



為了搞好東營職業學院固定資產管理工作，學院按照“統一領導、歸口管理、分級負責、責任到人”的原則，及時下發《關于成立東營職業學院固定資產管理領導小組通知》文件，進一步加強和完善了固定資產管理領導體制和管理體制。一是成立了以院長為組長，分管副院長為副組長，總務處、教務處、現代技術中心等職能部門主要負責人為成員的固定資產管理工作領導小組。領導小組多次召開專門會議研究部署協調工作，對“固定資產管理系統”的應用起到切實有效的組織領導和決策作用，確保了“固定資產管理系統”的順利進行。在“固定資產管理系統”應用工作期間，省財政廳、教育廳領導和省“高校固定資產管理系統”專家組的專家多次來學院檢查指導工作，對東營職業學院的工作開展起到了積極地推動和激勵作用。二是建立了以資產管理科為主要職能管理機構，歸口部門、資產使用部門分工管理，職責明確，權責結合的管理體制。三是建立健全一支素質較高的資產管理員隊伍，形成了財務審核管理員、歸口部門資產審核管理員、使用單位資產管理員三級管理員隊伍。四是召開全校各單位各部門主要負責人參加的動員大會，進行廣泛而有效的宣傳發動工作，使固定資產管理工作在全校得到了解、理解和支持，形成了廣大教職工積極參與資產管理工作的局面。五是對固定資產管理員進行了以系統應用操作、規章制度、管理要求等為主要內容的培訓工作，確保固定資產管理工作有一支業務精良的骨干隊伍。



（二）加強規章制度的建設和創新，推動固定資產管理工作步入規范化、科學化軌道



為了使固定資產管理工作有一個良好的制度環境，規范固定資產管理行為，東營職業學院按照“科學合理、權威有效、規范嚴謹、易于操作”的原則，在建章立制上狠下功夫，學院先后制定頒發了《東營職業學院固定資產管理辦法》、《東營職業學院儀器設備管理辦法》、《東營職業學院項目采購管理辦法》、《東營職業學院固定資產處置辦法》等30多項規章制度和操作規程，形成了較為健全的制度體系。從學校固定資產管理辦法的制定，到具體的資產購建立項、可行性論證、招投標、驗收與技術測試、使用、保管、維護、養護、借用、出租、清查、處置、乏檔；從資產崗位責任制到工作考核、監督、檢查、責任追究、賠償、獎勵等配套制度的建立，覆蓋了固定資產管理工作的方方面面和業務流程的各個細節，有力保障了固定資產管理活動的規范有序。



（三）加大投入，努力改善固定資產管理物質裝備條件



學校投資320多萬元購置了系統必需的硬件建設，主要包括專用服務器、終端工作用機、數碼照相機、針式打印機、條形碼打印機等設備，并開通專線，實現了“固定資產管理系統”的跨校區并網應用。



（四）建立了科學合理的基本應用數據庫



按照固定資產管理規范要求，系統、規范地建立了以下信息系統數據庫：(l)資產存放地點數據庫（到房間號）。全校所有房屋建筑物按房間進行了全面普查丈量，以此為依據建立了存放地點基本數據資料庫，地點落實到房間號。系統存放地點由系統管理員統一控制管理，各單位只能使用，不可變動。如確需變動的，須提交系統管理員核實后由系統管理員加以變動；(2)資產使用單位數據庫。資產使用單位數據庫依據固定資產管理辦法的規定，校內各單位不論在哪一個校區，凡單位資產歸學校所有，單位性質為非法人資產的，一律納入學校固定資產管理范圍進行管理。(3)單位資產使用人員數據庫。資產使用人員數據庫以學校工資名錄為準建設，單位的所有固定資產全部逐件落實到資產使用人。



（五）強化固定資產管理部門的資產管理權限



東營職業學院強化了固定資產管理部門的資產管理權限，資產使用人員因工作調動、離休退休、離職學習、出國等原因離職離崗，必須將所使用管理的資產完整交回原單位。凡資產未交清者，所在單位、有關主管部門一律不得辦理離校手續。學校組織人事處設立系統終端，辦理人員調動、離職時可實時查詢該人員使用的資產是否交清。



二、東營職業學院固定資 管理工作取得的成效



（一）家底清楚，為資產科學調配提供了依據



在資產管理系統內，各項資產使用單位、使用人、存放地點一目了然，為領導對資產購置決策提出合理建議，當好參謀。對閑置的資產進行合理調配，避免重復購置，同時能為學院對外各種報表迅速提供準確的數據。在原師范、原中專部合并搬遷過程中，對許多資產重新進行了合理調配，避免了資產的浪費和流失。依據資產管理系統，每年定期或不定期地進行全面或局部的固定資產檢查工作，查明賬實情況，有效保證了財務部門的總分類賬、歸口管理機構的分類明細賬和分戶明細賬、使用單位的明細賬、固定資產卡片等賬賬、賬卡、賬實相符，有效杜絕了資產流失現象。通過資產管理系統及時、準確地完成每年的行政事業單位資產報表編制和產權登記年檢工作。因工作扎實、組織精心、高度重視，東營職業學院連續4年被東營市財政局評為資產管理及資產報表編制工作先進單位。



（二）科學高效的固定資產管理新模式基本形成



以科學的管理思想作先導，以現代信息技術為支持，東營職業學院基本實現了固定資產管理工作的實時、動態、精確控制、異地網上同步管理，徹底告別了過去那種工作繁重、手段落后、信息遲滯、缺乏溝通的傳統作業方式，也徹底解決了傳統管理模式帶來的差錯率高、對賬困難、各自為政、信息閉塞、監控不力、管理效能低下等老大難問題，不僅有力地保障了校區搬遷、院系調整、實驗室重組、教學評估等一系列重大活動的實施，適應了學校快速發展、深化改革和資產規模急劇膨脹的管理需求，而且還有效地提高了資產利用效率，實現了東營職業學院固定資產管理模式的根本性突破，管理水平也有了新的提高。



（三）對固定資產實行安全監控的目標基本實現



按照有關規章制度和工作要求，東營職業學院進一步嚴格管理程序，嚴密管理手續．將每一件資產的具體管理責任都逐層逐級落到了具體單位和人員。對固定資產實行了全息、多維、實時監督控制，對每一件資產基本做到了來源清、去向明，徹底改變了原來那種責任不清、情況不明、賬實不符、管理混亂的狀況，有效地杜絕了資產流失。



（四）固定資產管理的各項基礎業務環節得到全面規范



東營職業學院針對固定資產管理的特點，設計制定了《東營職業學院項目采購運行程序》，對固定資產的購建活動實行計劃管理、預算管理和申報、論證、審批制度，避免了資產購置中的隨意性、盲目性和重復性；全面推行項目負責人制度，提高了資金使用效果；按規定實行政府采購或由學校嚴格按規定程序自行組織招標采購，提高了購建質量，節約了投資，防止了腐敗現象發生；加強經濟合同管理，嚴把驗收關，防止以次充好、以假充真，維護了學校的合法利益，降低了學校資金運營風險。另外，學院還加強了資產的使用、保管、養護工作，對資產的變動、處置、出租出借嚴格了審批程序和審批手續。更加重視固定資產檔案管理工作，對資產管理過程中形成的有保存價值的文件資料及時收集歸檔。



（五）廣大教職工愛校護校的主人翁意識和參與意識、理財意識、效益意識進一步增強



充分利用校園網、院報、宣傳欄等新聞媒介，不斷加大對固定資產管理工作自；宣傳力度，通過層層落實資產管理責任和實施透明的資產管理模式，大大激發了廣大教職工參與學院民主管理的熱情，使廣大教職工進一步認識到固定資產管理工作事關學院的生存與發展，事關個人的切身利益；切實認識到學院發展我在其中，管好身邊的每一件資產是每個教職工義不容辭的責任，形成了全員參與固定資產管理工作的良好氛圍。各級領導和部門關于高校固定資產管理的理念也發生了徹底的改變，已由過去的以固定資產管住不流失為目的，轉變為既要把固定資產管得住，更要把固定資產管好用活為目標，把充分發揮固定資產在學校教學、科研和行政運行中的使用效益作為固定資產管理工作的出發點和落腳點，效益為先的管理理念日益深入人心。



三、工作中的幾點經驗



通過固定資產管理工作，我們認為，要做好固定資產管理工作，實現固定資產管理的目標，以下幾個方面十分重要：



（一）各級領導高度重視是搞好固定資產管理工作的前提



東營職業學院自開始固定資產清查管理工作以來，市國資辦的負責同志十分支持學院的固定資產管理工作，多次聽取有關情況的匯報，從法規、政策等方面給予了大力的支持。校黨委、校行政主要領導非常關心和支持固定資產管理工作，多次召開調度會和協調會，解決在管理過程中出現的難題和問題，并下發了許多具有實質管理意義的紅頭文件，不流于形式，不走過場，并將每年固定資產檢查情況納入各單位的年終考核中。



（二）充分發揮職能部門的聯動和歸口管理部門的能動作用是搞好固定資產管理工作的基礎



固定資產存在著使用價值多樣性、存在形態多樣性的特點，固定資產管理工作涉寄方方面面，學校的每個單位、每位工作人員開展工作都離不開固定資產。因此，固定資產管理是一項全局性的工作，要實施和加強固定資產的管理，必須發揮各職能部門的聯動和歸口部門的能動作用，齊抓共管，才能夠取得好的效果。



（三）制度落實是搞好固定資產管理工作的關鍵



如何保障制度、規程的有效履行和資產信息的準確完整是比較突出的問題。一旦有章不循、有規不依，有的環節控制不好或者控制不到位，就會重新出現資產前清后亂、系統數據信息不準確的現象，固定資產管理工作取得的成果就要付諸東流。 比如，東營職業學院剛開始的實際情況是新購資產手續得到了比較嚴格的執行，但是在資產內部調撥、處置、報廢方面還存在很大的隨意性，不履行審批手續隨意調配、處置資產的現象比較普遍，并且事后也不到固資部門辦理相關手續。針對這個問題，我們通過進一步強化資產管理員力量，組織資產管理員進行經常性的資產清查，進一步嚴肅資產調配、處置、報廢等方面的審批權限和程序，實行責任追究制，一旦發現不按規定隨意處置資產的現象就要追究資產責任人和所在單位負責人的責任，最大限度地避免了資產管理的前清后亂。



（四）優化資產管理隊伍結構，明確管理員權責是搞好固定資產管理工作的保障



固定資產管理隊伍是管好用活固定資產的管理主體，這支隊伍如果建設不好，先進的管理模式和手段只會是紙上談兵。學院要求各單位選派工作認真、責任心強的人員擔任本單位的固定資產管理員，并且每年對各級資產管理員進行業務培訓，著重從實踐上讓資產管理員們熟悉系統的功能、操作程序，了解固定資產管理工作的各項規章制度。學校下發了《東營職業學院固定資產管理工作考核辦法》，明確規定對先進管理單位進行表彰，為學院資產管理工作建立了一種長期有效的評價和激勵機制，大大調動了各部門和廣大資產管理員工作的積極性和主動性。雖然東營職業學院固定資產管理工作取得了一些成績，但是在資產管理員素質方面、傳統模式和現代手段的融合方面等等還存在需要研究和解決的問題。我們將立足新起點，進一步提高思想認識，與時俱進，在實踐中創新，在實踐中發展，努力開創運用現代信息技術進一步建設固定資產管理工作的新局面，為骨干校建設保駕護航。



來源：本文摘自龐敦之主編經濟科學出版社出版的《思考 創新 發展》