整合高校各項資產管理業務  打造高效協同工作平臺
山東國子軟件股份有限公司

摘要：資產是高校教學科研的基本物質條件，是學校持續發展的物質保障。當前，資產管理處在高校管理中起到越來越重要的作用，其職能也從簡單的教學科研儀器設備等固定資產的管理，上升到全部資產的全生命周期管理。如何全面提高高校資產處的管理水平和服務水平？充分利用最新信息技術手段，運用“互聯網 ”思維，整合高校各項資產管理相關業務，打造統一的協同工作平臺，創新資產管理形態，提高工作效率，是提高資產處的管理水平和服務水平的重要途徑。
關鍵詞：高等學校；資產管理；固定資產管理；互聯網 ；協同；
    一、高校資產管理的現狀及資產管理的新要求
    在我國各類事業單位中，高等學校組織規模巨大，結構層次繁多，業務活動復雜。隨著高等教育事業的迅猛發展和辦學形式的日益多樣化，高等學校資產規模急劇膨脹，資產構成日趨復雜，管理難度隨之也越來越大。學校的擴招、新建擴建、合并、合作辦學等不僅造成了學校規模的擴張，而且也持續改變著學校內部資產管理體系架構和流程，學校內部推行的后勤、財務、人事、分配等各項制度改革，對學校的資產管理工作不斷提出新要求。財政部頒布的《事業單位國有資產管理暫行辦法》（2006），更是明確提出要建立和完善事業單位國有資產管理信息系統，對事業資產實行動態化、精細化管理。財政部、教育部下發的《高等學校財務制度》(2012)、《高等學校會計制度》(2013)對高校資產管理工作提出了一些新要求。由于受歷史上資產管理體制和資產管理思想的影響，資產管理工作一直是部分高校管理的一個薄弱環節，按歸口部門職能的分條塊管理導致資產管理職能分散；按部門、按資產種類、按不同資產管理標準的手工方式管理，導致資產管理工作不夠規范；管理控制手段落后而且責權利不明確導致資產安全控制體系不完善；因而導致在一些學校存在家底不清、賬賬不符、賬實不符、甚至資產流失的現象。
    自2001年起，山東省教育廳、山東省財政廳、部分高校和山東國子軟件股份有限公司組建合作團隊，聯合研發《高等學校固定資產管理系統》。研發團隊對高校固定資產管理管理體系和存在的問題進行了全面研究和深入剖析，結合眾多政府部門文件要求，設計了“統一領導，歸口管理，分級負責，責任到人”的高校固定資產管理架構體系，確定學校國有資產管理工作領導小組、資產處、歸口部門、使用部門、使用人五個管理層次，不同部門和有關人員，按照權限對等的原則，承擔不同的管理責任，并擁有不同的管理權限，按照規定的流程，互相溝通、協調、制約、監督，按照“人人都管物，物物有人管”的要求落實資產管理責任，要求每一個固定資產使用人對所使用固定資產的安全完整承擔經濟責任。從固定資產的形成到處置，其間所有管理活動都有具體的業務操作規程，對于任何一件固定資產都做到來源清，去向明。
    《高等學校固定資產管理系統》開創了全校教職工“人人用資產、人人管資產”的新局面，全面貫通了資產使用部門、歸口管理部門、財務部門之間的銜接，不僅徹底解決了賬賬不符、賬實不符的問題，也為資產管理與預算管理、財務管理相結合提供了應用平臺，實現了資產管理的科學化、精細化、動態化。《系統》首先在山東省100多所高校全面推廣應用，繼而迅速在全國600多家大中專院校得到廣泛應用，不僅首開行政事業單位固定資產全面網絡化管理的先河，也證明了其設計與實現方式符合資產管理的基本規律，能夠解決高校固定資產管理工作所遇到的大部分問題，具有強大、旺盛的生命力。
    《高等學校固定資產管理系統》及隨后的一系列資產管理系統全面提升了我國高校資產管理水平。但是，近幾年高校的發展出現了一些新動向，對資產管理提出了新要求，物聯網、移動互聯網、互聯網 技術也有了長足的發展。高校資產管理需求的升級和新信息技術的應用必將給資產管理帶來新的局面，對資產管理水準也將帶來極大的提升。
    二、整合高校各項資產管理業務  打造統一資產管理協同工作平臺
    隨著對學校資產管理工作要求的升級，大多數高校調整了資產管理的組織機構，將原來分散的資產管理部門統一起來成立資產管理處，實現了對資產的集權管理。高校資產管理處的職能涵蓋了資產的預算審批、采購、驗收、日常使用管理、調配、處置等有關業務，一般劃分為資產管理、招標、校園與綠化、物資供應、房地產、經營資產監管、實驗室管理等科室。
    針對不同科室的不同業務，公司與高校合作先后開發了一系列的管理軟件，如固定資產管理系統、低值耐用品管理系統、公房管理系統等。這些系統對有效提高相關業務的管理效率和管理水平起到了重要的作用，但系統之間相互獨立，形成了眾多的“信息孤島”，各種有用的數據信息都分散在不同的業務系統中，公共數據不統一、更新不及時，甚至數據之間存在沖突，不便于數據綜合分析、不便于領導決策。
    為了進一步整合資源、消除信息孤島、提高管理效能，公司運用先進的信息技術、融合SOA理念，按照“統一信息標準、統一技術路線、統一業務模式、統一基礎架構、統一組織管理”的原則，采用統一的身份認證及安全保障體系，對學校內資產管理相關的各個系統進行了統一的規劃、升級和集成，開發了《高等學校資產管理數字化平臺》。《平臺》由高校資產管理信息化標準、統一信息門戶、統一身份認證、中心數據庫、各個應用管理系統、統計分析與決策支持系統構成。《平臺》主要包含的應用管理系統有《高校固定資產管理系統》、《無形資產管理系統》、《高校實驗室管理系統》、《低值耐用品管理系統》、《物資與低值易耗品管理系統》、、《采購管理系統》、《設備維修維護管理系統》、《高校項目管理系統》、《大型儀器設備、實驗室共享使用系統》、《閑置與待報廢資產調劑與處置平臺》、《固定資產折舊管理系統》、《領導決策支持系統》《高校房地產（公用房）管理系統》、《職工住宅管理系統》、《虛擬三維校園電子地圖系統》等。

    《高等學校資產管理數字化平臺》的建設，并不是將眾多的管理信息系統進行了簡單的羅列，而是先設計建設了資產管理的基礎平臺，然后在基礎平臺之上對各方面的管理應用系統進行了梳理、調整、集成。平臺既保證每一個子系統是管理某方面資產業務的獨立軟件，整個平臺又是一個協同工作的有機整體，平臺成為學校所有與資產管理工作相關的部門、人員從事資產管理有關業務的統一的協同工作平臺。平臺的建設具備以下特點。
    1．嚴格遵循有關資產管理的國家標準、教育部的《教育管理信息化標準》、財政部的有關要求，建立統一的高校資產管理信息標準，確保數據的完整性、準確性與一致性。
    2．構建統一的信息門戶，為全校教職工提供快捷、便利的“一站式”資產管理通道。構建統一的身份認證系統，集中人員管理、統一權限管理，保證用戶電子身份的唯一性、真實性與權威性，實現各系統的單點登錄。
    3．建設全面、實用的各個業務應用系統，實現高校資產管理工作的信息化。建設大型貴重儀器設備、實驗室共享平臺和閑置與待報廢資產的調劑與處置平臺，提高資產的有效利用率，規范資產的處置過程。辦學條件分析，為教學評估、重點實驗室建設等提供支持；資產績效考評，為教學改革、資產配置管理提供依據；資產大數據分析，為領導決策提供支持。
    4．與財務軟件進行對接，實現資產增加、變動、處置、折舊數據的自動對賬和同步，保證時時的“賬賬相符”。能夠與財政部門的《行政事業資產管理信息系統》實現對接。內置了財政部門的行政事業單位資產年報、資產月報、資產清查、政府資產報告的全套報表，內置了教育部的高校教學科研儀器設備數據上報的全套報表。
    5．遵循業界主流工業標準的技術平臺和體系結構，具有良好的可管理性和可維護性，直接與多種主流的OA系統、財務系統、數字化校園平臺進行有機整合和集成。
    基于一個業務全面、聯系緊密的有機平臺，高效的各項資產管理工作可以實現無縫連接，從而大大提高資產管理的效率與水平。
    三、個人“一站式”移動工作平臺創建資產管理新形態
    統一信息門戶平臺為校內的資產管理人員、教師、領導等用戶提供統一的信息和服務的獲取平臺，系統將分散的各個應用系統和信息資源進行聚合，通過統一的訪問入口，實現結構化數據資源、非結構化文檔和互聯網資源、各種應用系統的無縫接入和集成，提供一個支持信息訪問、傳遞以及協作的集成化環境，實現個性化業務應用的高效開發、集成、部署與管理。并根據每個用戶的特點和角色的不同，為特定用戶提供量身定做的訪問關鍵業務信息的安全通道和個性化應用界面，使師生員工可以瀏覽到相互關聯的數據，進行相關的業務處理。
    學校教職工通過統一信息門戶登錄平臺，進入“一站式”的個人資產業務統一工作平臺，辦理資產申購、采購、驗收、入賬、日常使用管理、變動、維修、處置、清查以及大型儀器設備開放共享、公房管理等各種資產管理業務，實現在線業務申請、辦理和審批，所有業務均可通過臺式計算機在線完成，也可以通過移動版本手機APP完成，學校教職員辦理各種資產業務無需再奔波簽字蓋章，無需再排隊等候。
    個人“一站式”移動工作平臺可以大大提高辦事效率，提高資產管理處的服務水平，提高教職工的滿意度。

    四、“互聯網 資產管理”，高校資產管理工作平臺進入新時代
    “互聯網 ”是知識社會創新2.0推動下的互聯網形態演進及其催生的經濟社會發展新形態。“互聯網 資產管理”，并不是簡單的兩者相加，而是利用信息通信技術及互聯網平臺，讓互聯網與傳統的資產管理進行深度融合，創造新的發展生態，充分發揮互聯網在社會資源配置中的優化和集成作用，提升創新力和生產力。在《高等學校資產管理數字化平臺》中，“互聯網 資產管理”的創新變化主要體現在以下三個方面：
    一是在高校資產管理中充分引入新技術、新設備。物聯網、移動互聯網、自動識別、圖像快速采集等技術的發展，為資產管理工作帶來了全新的理念和手段。平臺集成了條形碼、二維碼、RFID射頻、清查終端識別、GPS定位、高拍儀、移動終端APP等技術和設備，不僅能夠帶來資產管理工作效率和工作質量的提高，更重要的是能夠帶來管理水平的大幅提高，讓原來難以實現的管理要求輕松實現。
    二是與移動互聯網的結合。移動互聯網尤其是4G的發展以及未來更高速的無線連接技術、高校校園高速Wifi的普及，讓高校資產管理對移動應用的需求比以往更為強烈。《高等學校資產管理數字化平臺》的資產管理解決方案與移動做了更多結合，開發集成了專用的高校資產業務移動終端（智能手機）APP軟件，資產管理功能全面，而且充分利用了移動終端獨特的優點：設備普及率高、可識別條形碼和二維碼、可GPS定位、可拍照片、能夠和數據庫服務器直接聯網等。APP功能涵蓋了采購申請、采購管理、驗收、入賬、日常使用與變動、資產清查、資產處置、領用、維修、公房管理、庫存管理、申請審批、查詢、業務通知等高校資產管理的方方面面，學校職工師生辦理資產管理相關業務不再受地點、臺式電腦的束縛，而是隨時、隨地均可進行。高校所有資產管理業務極其方便靈活，資產信息唾手可得，完全改變了全校教職工都要到統一的資產處排隊辦理資產管理相關業務的傳統，充分體現了“互聯網 資產管理”的創新形態。
    三是引入大數據分析。《平臺》涵蓋了高校資產管理的全面業務，會在長期工作中積累大量的數據，引入大數據分析，挖掘資產業務數據的內在價值，提高資產管理對全校的教學、科研、生活的支撐作用。
    五、利用協同工作平臺，全面提高資產管理水平和效率
    高等學校資產管理數字化平臺的建設，立足先進、成熟的軟件技術、網絡技術、數據庫技術和開發平臺，通過科學合理的管理規范與完備通用的技術規范，基于統一的信息標準，整合、集成各種信息資源，實現信息共享、流程共享，構建出一個安全、可靠、可擴展、易維護的綜合管理平臺，從而打造出高校資產管理業務的統一協同工作平臺，為高校資產管理處高效、高質量開展工作服務，為廣大師生的教學、科研、學習服務，為高校各項事業的順利發展提供有力的支持和保障。
    總之，資產是高校發展的物質基礎，隨著高校辦學體制、辦學類型的不斷創新，對資產管理工作也不斷提出新要求；新的信息技術如物聯網技術、互聯網 、移動互聯也會促使資產管理的不斷創新，依托新的信息技術解決資產管理中的問題。綜合運用最新信息技術和“互聯網 ”思維，全面整合各項資產管理業務，打造全新的協同工作平臺是高校資產管理處進一步提高資產管理水平和服務水平的重要途徑。